כך תיערכו לעבודה מרחוק במצבי חירום - מנהיגות ארגונית - TheMarker
תיק מניות

רשימת קריאה

רשימת הקריאה מאפשרת לך לשמור כתבות ולקרוא אותן במועד מאוחר יותר באתר,במובייל או באפליקציה.

לחיצה על כפתור "שמור", בתחילת הכתבה תוסיף את הכתבה לרשימת הקריאה שלך.
לחיצה על "הסר" תסיר את הכתבה מרשימת הקריאה.

לרשימת הקריאה המלאה לחצו כאן

כך תיערכו לעבודה מרחוק במצבי חירום

וירוס קורונה משפיע בצורה דרמטית על עולם העסקים וקורא לארגונים לצאת מההכחשה ולבנות תוכנית חירום לעבודה מהבית. כך נעשה את זה נכון

עבודה מהבית
StockRocket / Getty Images IL

"קיבלנו מייל מבית הספר של תומר על תכנית ללמידה מרחוק" - כך סיפרו שני ודני, חברים שלנו, שהתארחו אצלנו לארוחת צהריים בשבת האחרונה. במכתב שקיבלו, הודיעה הנהלת בית הספר שהיא נערכת מבעוד מועד לאפשרות שבה יאלצו לעבור ללמידה מרחוק. לצורך כך, הם ביצעו התאמות באתר האינטרנט הבית-ספרי וביקשו לוודא עם כל הורה שילדו מצליח להיכנס לממשק הלימודי בצורה תקינה.

חשבתי על היוזמה הארצית הנבונה הזאת ותהיתי איך ייתכן שילדים בכיתה א' כבר נערכים לעסקים כרגיל בחירום, בעוד בעולם העסקי ארגונים רבים עדיין מתנהלים מתוך הכחשה ולא נערכים למצב חירום.

הפתרון: אסטרטגיית חירום לעבודה מהבית

נכון לכתיבת שורות אלה, יותר מ-102 אלף איש בעולם נדבקו בווירוס. העדכונים הדחופים של משרד הבריאות והתקשורת הדיגיטלית משפיעים בצורה דרמטית על עולם העסקים: כנסים מקומיים ובינלאומיים מתבטלים, עובדים נכנסים לבידוד ועסקי המסחר הגלובליים בכלל ועם מדינות אסיאתיות בפרט בכוננות ספיגה.

בעוד כולנו תקווה שהמגפה תתמתן בקרוב, חשוב שנכיר בעובדה שאנו עלולים למצוא עצמנו תחת הנחיות חדשות הקוראות לסגירת מוסדות חינוך ומקומות עבודה. ארגונים מוצאים את עצמם עומדים בפני שאלות כמו איך לשמור על תפקוד העסק ובו בזמן לשמור על בטיחות העובדים. בהתחשב בממדי המגפה, על כל עסק להיערך ולבנות תוכנית חירום לעבודה מהבית.

נזיר בודהיסטי מתגונן מפני קורונה בדרמסאלה, הודו
AFP

המהמורות שבדרך

ואולם האם ארגונים אכן ערוכים לעבור במהרה לעבודה מהבית? בבואנו לתכנן ולבצע - חשוב להביא בחשבון שורה של אתגרים שהעבודה מהבית טומנת בחובה:

אתגרי מערכות מידע: מספר העובדים המנסה בו-זמנית להתחבר מרחוק לשרתי הארגון – דבר שיגרום עומס רב יותר על מערכות המידע ולעתים אף לקריסה.

אתגרי סדר היום החדש: מעבר לעבודה במצב חירום מהבית חובק בתוכו סדר יום חדש שיש ללמוד ולתרגל. חלק מהתשתיות הפיזיות של הארגון אינן זמינות עוד לעובדים – דבר שעלול לגרום לשינוי בתעדוף משימות ובסדר הפעולות, שאם לא יתוכננו מחדש יגרמו לתקלות וצווארי בקבוק.

אתגרי הסתגלות: עובדים שאינם רגילים לעבוד מהבית ויתנסו בכך לראשונה עלולים לחוות קשיי הסתגלות מנטליים ונפשיים. אנשים חברתיים, בעלי צורך עז בשייכות או שרגילים לעבוד בצוות, יחוו תחושת בדידות ואף נטישה, שעלולות לפגוע בביצועיהם - קל וחומר במצב חירום שבו המתח והדאגה שוררים גם כך.

כך תיערכו לעבודה מהבית במצב חירום

מצבי חירום, ובהם מצבים הדורשים לעבור לעבודה מהבית, מערערים את השגרה העסקית והאישית. ואולם באמצעות אסטרטגיה חכמה ותוכנית עבודה מושכלת, העסק שלכם והעובדים שלכם ימשיכו לתפקד בהצלחה. הטיפים שלפניכם הם אינטגרציה של כמה מאמרים חובקי עולם יחד עם ניסיוני המקצועי.

גבשו אסטרטגיית חירום: בהתנהלות עסקית נכונה, אסטרטגיה לעבודה מהבית במצב חירום תתוכנן ותגובש מראש ובזמן שגרה. כנסו צוות חירום ביתחומי של מנהלי מחלקות, משאבי אנוש, תקשורת ומערכות מידע לגיבוש אסטרטגיית חירום רזה ומהירה להעברת עובדי הארגון לעבודה מהבית, ככל שיידרש.

מפו מסוגלות לעבודה מהבית: ערכו הבחנה בין תפקידים ומטלות שיכולים להתבצע מהבית; שאינם יכולים להתבצע מהבית; שלא ברור אם ניתן לבצע מהבית. אם תסכימו לאתגר כל הנחת יסוד, תופתעו לגלות כמה פתרונות יצירתיים וברי-ביצוע תצליחו לייצר. להמחשה, עד לפני עשור התפישה הרווחת גרסה שעוזר אדמיניסטרטיבי חייב לאייש משרד או עמדת קבלה. כיום השוק גדוש בעוזרים אישיים וירטואליים, שעובדים גלובלית מפתח ביתם.

היערכו והשלימו חומרה ותוכנה, גישה וידע: ציידו את עובדיכם במחשבים ניידים וספקו להם הכשרה והדרכה מבעוד מועד בשימוש בפתרונות טכנולוגיים לעבודה מרחוק, כמו וידאו-קונפרנס, פלטפורמות תקשורת וטכנולוגיות עבודת צוות מרחוק. זהו והגדירו מראש בעיות ופתרונות בתחום אבטחת המידע, כגון הרשאה לעבודה מהבית, רישיונות, גישה מהירה לשרתים, לקבצים ולמסמכים מהבית. צרו קשר עם חברות שמתמחות בשיתוף פעולה של אתרים והתעדכנו בכלים הקיימים בשוק לניהול פרויקטים ושיחות מכמה מוקדים.

הגדירו פרוטוקול תקשורת: על תוכנית תקשורת זו להגדיר איך ניתן ליצור קשר עם כולם, כולל ריכוז כל מידע אנשי הקשר במקום אחד, ערוצי התקשורת העיקריים בעבודה מהבית כמו אי-מייל, הודעות IM, ,Slack, סקייפ וזום. הבהירו כיצד מצפים מעובדים להשיב ללקוחות, מתי ובאיזה אופן צוותים יתאמו וינהלו שיחות ועידה ועוד. הנחו כיצד לפעול אם ערוצי התקשורת הרשמיים שהוגדרו אינם עובדים כצפוי: מהו ערוץ התקשורת המשמש כגיבוי ומיהם אנשי התמיכה הטכנית אליהם ניתן לפנות במקרה של תקלה. תגברו את צוות התמיכה הטכנית במידת הצורך, כדי שלא יהוו צוואר בקבוק לתפעול שוטף של העבודה אם אנשים רבים ייתקלו בבעיות מהבית.

אשה מתגוננת מפני קורונה בסן פרנסיסקו, קליפורניה
בלומברג

הודיעו בצורה מסודרת והגדירו ציפיות: לקראת המעבר, הקפידו על הודעה מסודרת מטעם מנכ"ל החברה לצד עדכונים מפורטים ותיאום ציפיות מטעם מנהלי המחלקות והצוותים. תיאום הציפיות יכלול סוגיות כמו זמינות ופעילות במשך שעות העבודה של המשרד, הקפדה על פרודוקטיביות, הגדרת סדרי עדיפות והתנהלות חדשים הנובעים ממצב החירום. הבהירו כי העבודה מהבית אינה בחירה, אלא חובה המצופה מעובדי הארגון - ועם זאת, דאגו שעובדיכם יבינו שהעבודה מהבית לא תפגע בשכרם ובתנאיהם של העובדים. על כל מחלקה להגדיר את סדרי העדיפות החדשים ואת ההתנהלות בחירום מראש ולעדכן את בעלי העניין בנדון.

ערכו פיילוט מקדים: לאחר שבניתם את האסטרטגיה שלכם, חובה לקיים פיילוט של עבודה מהבית -  גם אם משרד הבריאות עדיין לא יצא בהנחיה.  פיילוט מסוג זה יעזור לארגון ולעובדים לתרגל וללמוד את שגרת העבודה, לזהות כשלים ולהיערך למעבר לזמן נרחב יותר לפי צורך.

התחשבו באילוצים: העבודה מהבית במצב חירום כרוכה באילוצים: אם מצב החירום ישבית את מערכת החינוך, עובדים רבים ימצאו את עצמם מנסים לעבוד עם ילדים קטנים ובני משפחה נוספים בבית, ולא לכל עובד יש חדר עבודה פרטי ושקט בבית. מצבים אלה דורשים גמישות מחשבתית והבנה מצד המעסיק. בריאותם הפיזית והנפשית של העובדים ובני ביתם קודמת לכל - וחשוב שמסר זה יגיע מהארגון וביוזמתו.

מדדו ושפרו עמדות: אמנם מדובר בערעור השגרה העסקית והאישית, אבל עם תכנון נכון, העסק שלכם ימשיך לתפקד בהצלחה גם במצב חירום המצריך עבודה מהבית. יתרה מזאת, אולי אף תגלו שהמצב יצר הזדמנויות עסקיות וקיצוץ בהוצאות לעסק תוך שיפור תנאים לעובדים. כמובן שבבסיס הצלחת היישום עומדים ההיערכות מראש והאמון בעובדים.

מצב חירום הוא הזדמנות מצוינת למדידה והערכה של מה עבד, איפה היו כשלים ומה צריך לתקן. היעזרו בטכנולוגיות מדידה, הפיקו לקחים ועדכנו את תוכנית העבודה מהבית במצב חירום לטובת מצב החירום הבא, לא עלינו.

הרשמה לניוזלטר

כל הסקירות בזירת הניתוחים של TheMarker - בתיבת המייל שלכם

ברצוני לקבל ניוזלטרים, מידע שיווקי והטבות


תגובות

דלג על התגובות

בשליחת תגובה זו הנני מצהיר שאני מסכים/מסכימה עם תנאי השימוש של אתר TheMarker

סדר את התגובות

עוד פוסטים מזירת הניתוחים

מקרי קורונה בישראל

ישראל יוצאת מהגדילה האקספוננציאלית, אך משאירה את הצוותים הרפואיים מאחור

במשרד הבריאות מציגים את הנתונים בסקלה לינארית, ואז קשה יותר לראות איך הדברים משתנים - ובפרט האם יש גדילה אקספוננציאלית. דרור פייטלסון מציג אותם בסקלה לוגריתמית, ויש לו בשורות טובות ובשורות רעות